Willkommensbroschüre für neue Mitarbeitende

Sicher online 12 goldene Regeln für unsere digitale Kommunikation

E-Mails – schnell, effizient und sicher

Schnell intern eine Information austauschen, Kundenanfragen beantwor- ten, Fotos und Dokumente versenden: Per E-Mail geht das einfach und effi- zient. Vorausgesetzt, das zulässige Datenvolumen wird nicht überschritten. Mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse handeln Sie im Namen von DPD. Verwenden Sie DPD E-Mail-Adressen deshalb ausschließlich für geschäft­ liche Vorgänge und nicht für private Zwecke.

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Geschäftliche E-Mails nicht an private E-Mail- Adressen weiterleiten! Mit Office 365 können Sie von überall auf Ihr Fir- men-Mailkonto zugreifen. EineWeiterleitung an private E-Mail-Adressen ist daher nicht erforderlich. Auch unterliegen private Mailkonten nicht den DPD Schutzmechanismen. Außerdem dürfen geschäft- liche Informationen nicht außerhalb der Unterneh- mensinfrastruktur gespeichert oder aufbewahrt werden – unabhängig vom Grad der Vertraulichkeit der Inhalte!

Achten Sie beimVersand einer E-Mail darauf, dass keine sensiblen und internen Informationen verschickt werden, die z. B. dem Datenschutz unterliegen und von Dritten missbraucht werden könnten!

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Seien Sie vorsichtig bei verdächtigen E-Mails, wenn Absender, Betreff oder Inhalt zweifelhaft erscheinen! Öffnen Sie generell keine Dateianhänge, wenn diese aus einer nicht vertrauenswürdigen Quelle stam- men, die E-Mails verdächtige Betreffzeilen haben oder Stil und Inhalt zweifelhaft erscheinen! Spei- chern Sie niemals verdächtige Anhänge und führen Sie diese keinesfalls aus! Informieren Sie umgehend Ihren lokalen IT-Verantwortlichen!

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Verschlüsseln Sie vertrauliche E-Mails! Gemäß Informationsklassifizierungen müssen Inhal- te der Stufe C2 und C3 (vertraulich und geheim) ver- schlüsselt versendet werden. Fügen Sie dazu ein- fach im Betreff der E-Mail den Begriff „mail4crypt:“ hinzu. Der Empfänger erhält den E-Mail-Text samt Anlagen in einer separaten HTML-Datei. Zum Öffnen dieser Datei ist entweder eine Anmeldung mit den Microsoft-Konto-Anmeldedaten oder eine Einmal- kennung erforderlich. Folgen Sie beim Erhalt einer verschlüsselten E-Mail einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm. Prüfen Sie vor jedemVersand einer E-Mail, egal ob intern oder extern, wie ver- traulich der Inhalt ist.

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