Willkommensbroschüre für neue Mitarbeitende

Kommunikations-Charta Die Prinzipien der Kommunikation bei DPD

Grundlagen und Instrumente für nachhaltige Kommunikation

Leitungsmeetings werden in einer Agenda dokumen- tiert. Ergebnisse, Entscheidungen sowie wichtige Ent- wicklungen werden in einem Protokoll festgehalten.

1. Weitergabe von Informationen aus den Managementgremien

In unserem Unternehmen gibt es auf allen Entschei- dungsebenen entsprechende Managementgremien. Eine der wichtigsten Aufgaben aller Teilnehmer dieser Gremien lautet: Sie müssen in ihremVerantwortungs- bereich sicherstellen, dass die Entscheidungen und Informationen des jeweiligen Gremiums an alle Betrof- fenen weitergegeben werden. Jedes Gremium legt die dafür notwendigen Prozesse fest – und stellt sicher, dass sie eingehalten werden. Die Gremien stellen sich darüber hinaus regelmäßig selbst die Frage, ob der Informationsfluss funktioniert oder ob er verbessert werden muss. 2. Regelmäßige Meetings Das persönliche Gespräch ist die wichtigste Form der Kommunikation für alle Mitarbeiter. Informationen sollten deshalb nicht kommentarlos per E-Mail weiter- geleitet, sondern eingeordnet, kommentiert und erklärt werden. Schließlich geht es nicht nur darum, Fakten zu vermitteln, sondern bei Mitarbeitern und Kollegen für Verständnis zu sorgen und sie zu motivieren. Jeder muss die Gelegenheit haben, Fragen zu stellen und sich mit anderen auszutauschen, um sich so aktiv am Unter- nehmensgeschehen zu beteiligen. Um dies zu gewährleisten, kommen alle Teams an allen Standorten mindestens einmal pro Monat zu einemMeeting zusammen. In wöchentlichen oder 14-täglichen Abständen sollten zudem kurze Abstim- mungsmeetings stattfinden. Dies gilt sowohl für die Führungsteams auf Leitungsebene wie auch für alle anderen Teams – in den kaufmännischen wie in den operativen Bereichen. Hierbei können aktuelle Themen und Ereignisse zur Sprache kommen, Erfolge bilanziert, Verbesserungsvorschläge diskutiert sowie anstehende Aufgaben geplant werden. Auf Leitungsebene müssen darüber hinaus regelmäßig Ergebnis- und Produktivi- täts-Kennzahlen erörtert sowie Projekte und größere Maßnahmen gesteuert werden. Die Themen der ­

3. Interne Medien und Kommunikationskanäle In unserem Unternehmen existiert bereits eine ganze Reihe von internen Medien und Kommunikations­ kanälen. Ganz gleich, ob unsere MitarbeiterzeitungWIR, das Intranet, interne Newsletter oder Depotaushän- ge, Poster, Filme und Präsentationen: Alle Mitarbeiter sollen über diese Medien und Kanäle auf möglichst nachhaltigeWeise erreicht werden. Wir wünschen uns, dass unsere Mitarbeiter die bestehenden Möglichkeiten, Informationen aufzunehmen und sich auszutauschen, aktiv nutzen. Wünsche und Anregungen nehmen wir jederzeit gerne auf. 4. Hilfsmittel und Kommunikationsmaterialien Die Kommunikation kann durch verschiedene Hilfsmit- tel und Materialien erleichtert, strukturiert und gestal- tet werden. Dazu zählen Protokollvorlagen, Vorlagen für Aushänge und Ankündigungen, Hinweise zur Mo- deration effektiver Meetings oder auch Methodentrai- nings für Kommunikationsfähigkeiten, die wir nach und nach zur Verfügung stellen werden. Führungskräfte werden in Zukunft im Intranet monat- lich ein Update mit aktuellen Informationen zurWei- tergabe sowie verfügbares Kommunikationsmaterial. So gibt es z. B. umfassende Infopakete zur Einführung von neuen Produkten oder Prozessen, die hier abgeru- fen werden können. Sie werden sich dann regelmäßig einen Überblick darüber verschaffen können, ob sie in ihrer Kommunikation alle wichtigen Themen abge- deckt haben. Auf dieseWeise unterstützen wir jeden Verantwortlichen dabei, seine Kommunikationsziele zu erreichen.

5. Ein Kommunikationskonzept für jeden Standort Gemeinsammit dem Bereich Bau & Technik entwickeln wir für die Zukunft ein standardisiertes Kommunika­ tionskonzept, das dann jeder Standort nutzen wird.

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